UNE COORDINATION AU SERVICE DU DÉVELOPPEMENT DE L’EFFECTIF

La mission de la coordination Effectif est de favoriser la réussite du Plan triennal 2025-2028 de croissance du Rotary, en fournissant une expertise, des outils pratiques et un éclairage continu. Notre équipe est structurée pour un impact maximal, avec comme objectif majeur la croissance des effectifs sur l'ensemble de la région 14.

L'alignement sur les objectifs du district

L’équipe de coordination Effectif travaille main dans la main avec les lignes de gouvernance. Son rôle est d’accompagner les efforts des districts et des clubs alignés sur le Plan d'action du Rotary International (quatre priorités : impact, portée, implication et adaptation) et soutenus par les trois piliers du leadership : continuité, innovation et partenariats.

Les membres de l'équipe sont des conseillers dédiés. Chacun est désigné pour assurer le suivi de plusieurs districts, offrant un accompagnement personnalisé pour atteindre des objectifs triennaux : croissance des effectifs, qualité des nouveaux membres, formation etc.

L'expertise de l’équipe se concentre sur le pilotage des effectifs autour de ces trois axes :

- Attractivité : aider les clubs à définir une proposition de valeur innovante et convaincante : quelle expérience unique un club offre-t-il aux membres et à ceux qui souhaitent s’engager ?

- Recrutement : fournir des méthodes de prospection structurées et ciblées sur les professionnels actifs et les leaders d'opinion pour renforcer la capacité des clubs à attirer de nouveaux membres de façon structurée, moderne et pérenne.

- Fidélisation : développer des outils et des démarches pour une intégration réussie et une implication durable des membres. Fidéliser c’est donner à chaque membre une raison de rester.

La création de clubs

Notre équipe soutient et accompagne les gouverneurs dans ce domaine. En effet, créer des clubs permet de  s’ouvrir à des publics qui ne trouvent pas leur place dans les formats existants. Chaque nouveau club apporte de nouvelles idées, de nouvelles énergies et étend la portée du Rotary. C’est une stratégie essentielle pour diversifier, rendre le Rotary plus accessible et assurer la croissance durable de nos effectifs.

Des facilitateurs / formateurs au service des districts

L'équipe partage son savoir-faire lors des moments clés de formation du district. Sollicités, ses membres interviennent sous forme de conférences, de tables rondes ou d'animation d'ateliers lors des sessions de formation (SFPE, formation des adjoints ou d'autres séminaires organisés par les gouverneurs). L’objectif est de proposer les meilleures pratiques retenues par la région 14 vers les responsables Effectif tant de districts que de chaque club.

Un webinaire mensuel

Le cycle de formation mensuel est un autre outil phare, transformant l'analyse en action concrète et en partage d'expérience. Ce rendez-vous régulier est essentiel pour les responsables Effectif des districts et ouverts aux gouverneurs, actuels et futurs. Chaque webinaire commence par une mise à jour factuelle sur l'effectif :

- Bilan mensuel : présentation des chiffres (nouveaux membres, départs, croissance nette) et de l'avancement vers les objectifs triennaux.

- Identification des tendances : une analyse fine des données démographiques (âge, parité) permet d'identifier les zones de succès et les défis émergents.

Chaque mois, des présentations thématiques assorties de témoignages sont proposées ; cette démarche est fondée sur des réalisations concrètes et reproductibles, pouvant inspirer et favoriser la créativité.  Un sujet spécifique (création de club, fidélisation des membres, application du Plan d'action, expérience de club...) est ensuite décortiqué. Nous utilisons le « storytelling » pour présenter des études de cas récentes et réussies ; voici des éléments de présentation proposée le 5 novembre dernier.

Le Rotary club Pays des Olonnes (district 1510) est un club thématique orienté vers la cause « Handicaps invisibles » ; il apporte une identité claire et une lisibilité forte auprès du public. Jean-Marc Bidet, gouverneur 2023-2024, précise que les statuts du club prévoient l’adaptation thématique au cours du temps, afin de maintenir à la fois la dynamique et l’attractivité, en quelque sorte l’adaptabilité aux attentes sociétales. Le slogan émotionnel proposé par Jean-Marc Bidet est « Créer un club est agrandir la famille » ; il renforce le besoin d’appartenance favorable à la fidélisation. 

Le Rotary club Bapaume-Sud Artois (district 1520) est un club traditionnel où la démarche de création est explicitée. Un webinaire a été présenté par Jean-Paul Hautier (gouverneur 2024-2025) à l’ensemble des membres du district sur le thème « Création de club ». Des membres souhaitant trouver un autre cadre ont pris l’initiative d’une création, avec l’appui du gouverneur et du responsables Effectif du district. Leur objectif était de rassembler en 50 jours 20 prospects motivés, pratiquement tous en activité professionnelle. Le président fondateur s’attache à construire la cohésion dans le club, ne négligeant aucun détail, par exemple le placement aléatoire des membres lors des réunions, afin de favoriser la connaissance réciproque. 

L’ensemble des webinaires est enregistré et disponible sur une plate formé dédiée. Ces enregistrements sont complétés de comptes-rendus ou de supports utiles aux participants. Le webinaire se transforme en forum d'échanges où les responsables Effectif des districts et les gouverneurs peuvent soumettre leurs avis ou problématiques et enrichir les idées proposées avec leurs expériences locales. L'équipe aide à trouver les ressources pratiques (modèles d'enquête d'accueil, des guides pratiques ...).

Une ressource solide et accessible

L'existence de la coordination Effectif est rendue possible par l'engagement de Rotariens et de Rotaractiens expérimentés, volontaires dont le profil est consultable sur le site de la région 14 :  https://rotaryregion14.org/equipe/#effectifs

Cette équipe est un partenaire stratégique de la gouvernance. En structurant l'animation, en assurant la continuité des plans triennaux et en apportant un soutien constant aux dirigeants des districts, elle doit permettre au Rotary de la francophonie de se concentrer sur sa véritable mission : maximiser l'impact de son service grâce à un effectif croissant, diversifié et profondément engagé.

Contact : jocelyne.legall13@gmail.com

*La région 14 du Rotary International rassemble les clubs de France métropolitaine, de Belgique francophone, du Luxembourg, d’Andorre et de Monaco.

TEXTE DE JOCELYNE LE GALL