CONSERVER LA MÉMOIRE D’UN CLUB TOUT EN VALORISANT SES ACTIONS

Comment avoir une vision globale des actions menées par les clubs d’un district ? En proposant à chacun d’eux de rédiger une, voire deux pages relatant leurs actions principales, à regrouper dans une brochure. C’est ce qu’a réalisé le district 1740 (Massif Central).

Image CONSERVER LA MÉMOIRE D’UN CLUB TOUT EN VALORISANT SES ACTIONS

Tout commence par un constat de Catherine Gil, gouverneur 2019-2020 du district 1740, lors de ses visites de clubs : peu d’entre eux exploitent leurs archives. Elle suggère donc à certains de réaliser un historique de leur club. Plusieurs saisissent la balle au bond, répondent positivement et y travaillent.

Puis, dans sa Lettre mensuelle du district d’avril 2020, elle lance une idée :

« Alors qu’en ce moment nous devons rester confinés, essayons tous ensemble de réaliser un bel historique collectif de notre district. Nous pourrons, lorsque ce que nous traversons ne sera plus qu’un très mauvais souvenir, envisager la mise en commun de tous ces souvenirs archivés dans nos mémoires ou nos clefs USB pour réaliser un historique imprimé du district 1740. Voilà, chers amis, l’idée du jour et j’aimerais qu’elle retienne l’attention de quelques-uns d’entre nous pour s’investir et collecter. Quelques volontaires férus et compétents en informatique pourraient ultérieurement centraliser les éléments. »

 

Me voyant très intéressé par sa proposition, elle m’en confie la réalisation. Je crée donc une charte de présentation et la fait parvenir au président de chaque club du district… sans aucune réaction car nous avons tous plus urgent à faire que traiter des archives !

D’où mon idée de proposer un challenge introduisant une limite dans le temps et permettant à Catherine Gil de voir son idée se concrétiser durant son gouvernorat : Si nous avons la volonté de réaliser la brochure sur l’Histoire des clubs du district, suggérée par notre gouverneur, il y a urgence. Si nous adhérons au Rotary, c’est que nous n’avons pas peur des challenges. Nous y prouvons constamment que nous sommes capables de réaliser ce qui semble hors de portée.

Aussi, je vous propose un challenge : une page en un mois.

 

Un document de communication externe

Pour donner le jour à cette brochure, nous nous donnons un mois. Un mois pour rédiger une page, c’est court si nous décidons de dresser une liste exhaustive de toutes nos actions passées, mais heureusement raconter quelques actions encore dans les mémoires est plus facile. 

Quatorze clubs réalisent leur « page » dans la semaine, nous amenant tous à un point de non-retour. La brochure existera. Reste à trouver des solutions pour que le plus grand nombre puisse participer dans un délai aussi court.

Pour la petite histoire, l’idée de Catherine Gil m’avait semblée simple à réaliser, en demandant aux clubs de fournir une page prête à être imprimée, selon une charte. Grosse erreur, j’aurais dû m’en tenir à la procédure classique, demander des photos et textes sous Word, au lieu de tenter d’innover pour me simplifier la vie, car j’ai tout de même eu à optimiser l’ensemble des mises en page fournies, sauf quatre. Bon à savoir pour une prochaine fois, mais j’ai moi-même vécu un défi très enrichissant, avec plus de 540 mails échangés !

Au final, notre brochure de 68 pages, regroupe 35 Rotary clubs sur 56, 2 Interclubs, 3 Interacts, 1 Rotaract et 1 Rotary club satellite.

C’est un document impressionnant, tant par la variété des aides réalisées que celle des actions d’intérêt public permettant de financer celles-ci.

Il s’avère que ce type de réalisation présente de nombreux avantages. En premier lieu, il incite les clubs à valoriser leurs actions et à en être fiers. Il leur permet facilement d’en montrer un bref aperçu, en diffusant la page qu’ils ont conçue auprès de possibles futurs Rotariens ou de sponsors.

Montrer ou diffuser la brochure complète de leur district leur permet de mettre en évidence la puissance d’action du Rotary.

Une telle brochure est un outil de communication très valorisant, autant en interne qu’auprès de tiers loin d’imaginer la variété de nos actions. Une expérience que chaque district tenté par cette expérience peut reproduire !

 

Contact : jpguelon@orange.fr

 

Un partage par Rotary Mag …

Les clubs qui entreprennent des actions originales sont invités à les faire partager avec le monde francophone, par le site : www.rotarymag.org

…et avec le Rotary International

Pour faire connaître vos actions dans le monde entier, utiliser le site : 

https://map.rotary.org/fr/project/pages/LearnMore.aspx

 

TEXTE DE JEAN-PIERRE GUELON