REDYNAMISER UN CLUB ROTARACT : NOUS L’AVONS FAIT !

Ce retour d’expérience détaille la stratégie mise en place, avec un focus particulier sur le recrutement et l'engagement des membres. Ce témoignage se veut le récit d’une année de reconstruction et de croissance du Rotaract club Annecy. Face aux nombreuses questions reçues, nous souhaitons partager avec vous, non pas une « solution magique », mais le cheminement stratégique qui nous a permis de redynamiser notre club.

Déployer une stratégie de recrutement volontariste

Le point de départ de notre démarche fut une décision claire : faire du recrutement la priorité absolue. Pour ce faire, nous avons adopté une approche multicanale active. Nous avons d'abord assuré une présence continue sur des plateformes numériques comme jeveuxaider.gouv.fr, en y publiant une annonce permanente qui nous a garanti un flux régulier de prospects. Elle nous a permis à elle seule d'accueillir 26 visiteurs venus découvrir notre club et nos actions. Parallèlement, nous avons investi le terrain en participant à des événements clés, comme le forum des associations d'Annecy, qui s'est révélé extrêmement fructueux pour générer des contacts qualifiés en début d'année.

Au cœur de ce dispositif, nous avons instauré un pôle entièrement dédié au recrutement. Sa mission était de transformer l'intérêt en intégration via un processus humain et réactif. Chaque nouvelle demande déclenche un appel téléphonique rapide, un contact direct essentiel pour capter la motivation à chaud, répondre aux premières questions et déconstruire les appréhensions sur l'engagement. Ce premier lien était renforcé ensuite par un accueil personnalisé lors des événements, assurant une arrivée en douceur et bienveillante pour les nouveaux venus.

Ancrer l'engagement par l'action et l'amitié

Attirer de nouveaux membres n'est que la moitié du chemin. Pour les retenir, il nous fallait leur offrir des raisons de rester et de s'investir. Nous avons donc travaillé sur deux piliers indissociables : le service et l'amitié. Pour créer une dynamique constante et palpable, nous avons privilégié une multitude de petites actions concrètes et faciles à organiser. En nous associant avec des organisations locales, nous pouvions proposer très régulièrement des missions de bénévolat (collectes, emballages cadeaux...), donnant à chacun l'opportunité de s'impliquer rapidement et de voir l'impact de son engagement.

Cet élan d'actions a été le terreau sur lequel nous avons cultivé ce qui fait la force du Rotaract : l'amitié. Conscients que beaucoup de nos membres sont de jeunes arrivants à Annecy, nous avons multiplié les moments conviviaux (sorties, karaokés...) pour souder le groupe. Parfois, nous avons même fusionné les deux aspects, comme lors de notre soirée de Noël, où une action sociale s'est faite dans une ambiance festive. Progressivement, des liens forts se sont tissés et, aujourd'hui, la vie du club se prolonge bien au-delà de nos réunions officielles, preuve d'une intégration réussie.

Professionnaliser les outils pour assurer la pérennité

Pour que cette nouvelle dynamique ne soit pas éphémère et ne dépende pas d'une seule personne, un effort de structuration interne était indispensable. L'objectif était de bâtir un socle solide pour l'avenir. Nous avons ainsi procédé à une centralisation rigoureuse de l'information : un Google drive organisé par année, une base de données Excel recensant tous nos contacts (prospects, associations partenaires...), et un inventaire des codes d'accès, dont le partage est strictement limité aux membres du bureau pour faciliter la transmission entre les mandats.

Cette professionnalisation s'est étendue à nos communications, avec un objectif clair : s'assurer que l'information soit non seulement envoyée, mais aussi lue. Pour cela, nous avons adopté l'outil d'emailing Substack. Plutôt que d'envoyer un simple compte-rendu en pièce jointe, que peu de personnes n'ouvrent, nous avons repensé notre approche. Chaque email post-réunion intègre directement un résumé visuel et concis des points importants et des décisions prises. Les informations clés, comme le lancement d'une nouvelle action ou les dates à retenir, sont ainsi immédiatement visibles dans le corps du mail. Cette newsletter stratégique est envoyée à l'ensemble de notre écosystème : les membres, pour qui elle sert de rappel, les prospects, pour les garder engagés, les clubs Rotary partenaires, pour les tenir informés de notre dynamisme, et les associations locales, pour leur rappeler notre disponibilité. Parallèlement, une communauté WhatsApp a fluidifié les échanges informels, jouant un rôle crucial pour maintenir le lien et l'ambiance chaleureuse du groupe entre les réunions.

Un investissement sur le long terme

Cette année de reconstruction a exigé un investissement considérable en temps et en énergie, mais les résultats sont là. Avec 11 nouvelles intronisations, nous rassemblons désormais en moyenne 15 personnes par réunion. Cette croissance nous a permis de structurer un bureau complet de 4 membres et d'avoir 4 commissions dynamiques (recrutement, vie du club, communication, actions sociales) impliquant 7 membres. Il a fallu environ six mois pour que la machine soit véritablement lancée et que l'élan soit repris par les nouvelles recrues. Cette expérience nous a enseigné que la clé réside dans une approche globale : un recrutement proactif, une offre d'actions concrètes, une culture de l'amitié et une organisation interne solide. Surtout, elle nous a rappelé que les premiers recrutements sont déterminants ; ce sont ces membres motivés qui, par un effet boule de neige, deviennent les meilleurs ambassadeurs et les véritables moteurs du club. Le défi qui s'ouvre à nous est désormais de consolider ces acquis et de structurer cette belle croissance pour assurer la pérennité de notre club.

Nous espérons que le partage de notre parcours vous sera utile.

Contact : rotaractannecy@gmail.com

TEXTE DU ROTARACT CLUB ANNECY