SE RÉUNIR AVEC PROTOCOLE…

Le mot « protocole » peut inspirer rigidité, contrainte, conventions, étiquette, cérémonial, conformité à des usages. L’amitié étant le ciment d’un club réunissant des responsables professionnels de tous horizons, d’aucuns pourraient se demander si la fonction de protocole est surannée. Issu du grec prôto (premier) et kalla (colle), le protocole est l’étiquette, ou la première page d’un recueil. Au sens figuré, le mot fait référence au respect des formes ; il a donc toute sa place dans l’organisation d’une réunion de club. Ses responsabilités sont multiples.

Préparation des réunions statutaires

• - Assume la relation avec la direction et le personnel du siège du club.
• - Veille à l’aménagement de la salle où se tient la réunion statutaire : installation des emblèmes du Rotary et des fanions.
• - Assure le fonctionnement du matériel audio-visuel, en particulier pour le conférencier.
• - Dispose en permanence de fanions en cas de demande d’échange.
• - Prépare le cadeau éventuel remis à un conférencier.

Rôle au cours des réunions

• - Gère le temps en rappelant discrètement au président l’horaire à respecter.
• - Accueille les visiteurs (Rotariens d’autres clubs ou des Rotariables), ainsi que le conférencier s’il est extérieur au club.
• - Identifie les visiteurs, invités, accompagnants. Signale au trésorier les paiements ou gratuités des personnes extérieures au club.
• - Présente le visiteur aux membres et le place à table.
• - Assure la prise de photos et la signature de l’éventuel livre d’or.
• - Appelle les membres à prendre place pour que la réunion débute à l’heure ; s’assure de l’intégration des nouveaux membres. Il est important que les membres récents ne se sentent pas isolés, ce qui est parfois source de démission.
• - Présente au micro les invités, visiteurs et le conférencier.
• - Lecture du menu, annonce des anniversaires, événements familiaux et professionnels.
• - Accueille discrètement les retardataires (places prévues à leur attention).
• - Surveille le déroulement du service, en liaison avec le personnel du siège.
• - Distribue la documentation.
• - Récupère en fin de réunion documents et affaires oubliés par des membres.

Événements exceptionnels

• - Prépare en liaison avec le président une réunion inhabituelle (conférencier de renom, soirée avec conjoint, rencontre interclubs…).
• - Prévoit la soirée de transmission des fonctions en juin : décoration, invitations des membres d’honneur, des anciens membres.
• - Propose un plan de table au président.

La fonction de protocole demande une large disponibilité. Cette tâche doit être confiée à une personne présente régulièrement aux réunions, qui s’adapte à toute situation. Un adjoint peut être nommé pour suppléer le titulaire absent, ce qui est une façon de préparer le successeur. Bien que la plupart des protocoles soient en fonction plusieurs années, une certaine rotation doit s’opérer. Certains clubs nomment un membre récemment admis, ce qui est une manière de le familiariser rapidement avec les autres Rotariens ; le trombinoscope facilite grandement la tâche du protocole dans cet exercice.

Des mises en contact parfois touchantes

Accueillir et mettre à l’aise un Rotarien visiteur font partie des missions du protocole. Michel Brisson, membre du Rotary club Montargis (Loiret) rappelle qu’un séjour en Alberta (Canada) l’avait conduit à participer à une réunion statutaire d’un club d’une petite ville. En expliquant au protocole qu’il avait dans le passé suivi un stage d’aviateur de chasse dans la région, le protocole s’est démené pour lui faire rencontrer son ancien instructeur principal qu’il avait perdu de vue. « Comme il résidait à Ottawa et que c’était sur le chemin du retour, nous nous retrouvâmes et tombâmes dans les bras l’un de l’autre. Depuis ces retrouvailles, nous sommes revus au Canada et en France » témoigne l’ancien maire de Montargis.

Le second animateur du club

Compte-tenu des nombreuses missions qui lui sont confiées, le protocole apparaît comme le second animateur du club, après le président. Des clubs ont oublié la nature-même de cette fonction, cédant aux habitudes…qui ne sont pas du protocole ! Lorsque le protocole prend la parole, c’est pour diffuser des informations en lien avec le Rotary et son esprit de camaraderie. Sans son intervention, une réunion n’aurait pas le caractère rotarien attendu, mais celui d’une association classique. Les us et coutumes font partie des forces qui caractérisent le Rotary, qui célèbre tous les ans des centenaires de clubs.

Cependant, l’évolution des habitudes peut faire évoluer le cérémonial ; la lecture de l’éphéméride a longtemps été à la mode en France, avant de devenir marginale. Des exigences de tenues vestimentaires ne sont plus de mise, comme le port de la veste et de la cravate. Une évolution qui suscite parfois des regrets, voire des discussions entre anciens et modernes. Les différences culturelles sont l’une des forces du Rotary qui s’adapte à son temps.

TEXTE DE CHRISTOPHE COURJON