LE TRÉSORIER DU CLUB, CELUI SUR LEQUEL ON COMPTE

Les Rotary clubs du monde entier rédigent leurs statuts et éventuellement leur règlement intérieur suivant les termes du manuel de procédure du Rotary International et, selon les pays, adaptent leurs termes et clauses en fonction des lois nationales. En France, ils doivent aussi être constitués conformément à la Loi de 1901 sur les associations*. Le trésorier est statutairement membre du comité, et l’un des plus proches soutiens du président. Ce dernier veille à bien répartir les tâches entre le secrétaire, le trésorier et éventuellement le protocole, lesquels échangent en étroite coopération pour une gestion efficace du club. La nomination par le président du trésorier doit être approuvée par les membres du club lors de l’assemblée générale qui a lieu au moins six mois avant le début de l’année rotarienne ; il faut à ce propos vérifier les procédures mentionnées dans les statuts et/ou règlement intérieur du club.

Anticiper sa prise de fonctions

Le nombre de tâches qui incombe à l’argentier du club est important, ce qui nécessite sa présence lors de l’Assemblée de formation du district où un atelier dédié est organisé trois mois environ avant la prise de fonctions. Le travail du trésorier débute en effet avant le commencement de l’année rotarienne. Il prévoit le dépôt de sa signature et celle du président du club à la banque, muni du récépissé du service des associations de la préfecture *, afin de pouvoir dès le 1^er juillet effectuer toute opération. Le budget qu’il élabore avec son président est la traduction chiffrée du programme de l’année envisagé , celui-ci étant vérifié au cours de l’année. Un niveau de dépense est fixé pour chaque activité ou action à venir. À partir de ces estimations est fixée la cotisation du club pour ses membres et les ressources financières à trouver pour financer les actions.

Il est conseillé de faire voter le budget de fonctionnement et d’actions en  assemblée générale avant le début de l’année rotarienne pour éviter toute contestation future.

Assurer les encaissements

Responsable des encaissements, en particulier des cotisations, il use de diplomatie pour rappeler les quelques retards qui peuvent se produire. Il s’agit d’une question d’équité vis-à-vis de l’ensemble des membres. Si un membre traverse une période difficile, le trésorier se rapproche du président pour étudier des possibilités de report ou d’étalement dans le temps de la cotisation. Il signale les non-paiements de cotisation qui peuvent, après décision du comité, se conclure par une radiation du membre, en vertu du règlement intérieur du club.

L’appel de cotisation est fait semestriellement, certains clubs acceptent toutefois de lisser mensuellement les encaissements, à la demande des membres. Il suit par ailleurs les règlements des visiteurs des clubs qui viennent partager un repas et tient avec rigueur les comptes des actions de collecte de fonds menées par le club. Pour cela, il accepte désormais souvent les règlements par carte bancaire, grâce à un terminal de paiement électronique (TPE).

Distinguer les comptes du club

Lorsqu’un club bénéficie d’une subvention mondiale de la Fondation Rotary, il importe de la verser sur un compte bancaire dédié. Il en va de même pour une action spécifique qui fait appel à des collectes publiques telles qu’une loterie. Ces comptes bancaires distincts (qui peuvent être des sous-comptes du compte principal du club) contribuent à la transparence des finances et facilitent tout contrôle. Cette contrainte répond à une exigence de la Fondation Rotary et ne saurait admettre d’exception.

Régler les dépenses

Le virement bancaire est devenu la norme pour les dépenses des clubs, ce qui facilite la traçabilité. Un livre des comptes informatique est tenu, en utilisant la même nomenclature comptable que celle adoptée pour l’élaboration du budget.

Le trésorier verse en deux fois (juillet et janvier) la taxe per capita au Rotary International, et en début d’année rotarienne l’intégralité de la cotisation du district, des abonnements à Rotary Mag, et de la facture des annuaires des abonnés à Rotary Mag (France et pays d’expression française). Outre ces dépenses propres au Rotary, le trésorier a également la charge de tous les paiements, sur justificatifs ou factures, approuvés par le président. C’est notamment le cas de l’assurance qui couvre en particulier les manifestations extérieures.

Présenter un rapport lors de l’assemblée générale

Le trésorier tient en permanence le président informé de l’évolution des finances du club et, si nécessaire, suggère des mesures correctrices en cours d’année. Il a l’obligation de soumettre lors de l’assemblée générale du club, un rapport sur la situation financière et les comptes annuels dans le respect des statuts et/ou du règlement intérieur tenus selon le principe des engagements. Ceux-ci font l’objet d’un débat et sont soumis à l’approbation des membres. L’assemblée générale donne quitus au trésorier de sa gestion.

Veiller aux réserves du club

Afin de faire face à des imprévus ou anticiper une action d’envergure, il est recommandé aux clubs d’avoir en réserve l’équivalent de 6 à 12 mois (espace) de fonctionnement. Le trésorier s’assure que les excédents sont versés sur des placements sans risque. L’objectif d’un club n’est pas d’entasser des réserves, mais de prévoir des situations particulières.

Respecter les contraintes comptables et fiscales.

Au-delà de la comptabilité, il s'agit d'anticiper, dans une attitude de veille et d'analyse. Le trésorier s’emploie donc avec le président à proposer les objectifs à atteindre sur le plan des actions et à émettre des propositions concernant la gestion, dans le respect des contraintes comptables et fiscales.

Préparer sa succession

Le trésorier doit être régulièrement présent aux comités, réunions statutaires et actions pour mesurer et apprécier ces impacts au plan financier. En fin de mandat, il remet à son éventuel successeur chéquiers et éléments de comptabilité. Aucun retard ne peut être envisagé sous peine de gêner la vie du club et en cas de difficulté, le trésorier doit pouvoir compter sur son président et sur tout le club. Les pièces comptables et autres sont à conserver pendant au moins cinq ans ; ce délai peut être plus long en cas de litige ou de différend.  Il est d’usage qu’un trésorier exerce plusieurs années ses fonctions, mais il est recommandé d’assurer un renouvellement. Beaucoup de clubs ont un trésorier adjoint qui se forme auprès du titulaire, le supplée en cas d’absence, et lui succède par la suite. La bonne gestion financière d’un club est liée à une transmission préparée.

*La loi de 1901 ne s’applique pas pour les Rotary clubs d’Alsace et de Moselle. Leurs déclarations sont faites auprès du tribunal judiciaire ou de proximité.

TEXTE DE CHRISTOPHE COURJON