UN FORUM DES MÉTIERS DEVENU VIRTUEL

Les Rotary clubs s’adaptent aux contraintes imposées par la pandémie afin de poursuivre leurs actions. C’est le cas du Rotary club Orsay Vallée de Chevreuse qui maintient son Forum des métiers annuel destiné aux lycéens, mais sous forme de visioconférence. La voie numérique, une solution pour continuer à agir efficacement.

Image UN FORUM DES MÉTIERS DEVENU VIRTUEL

Le Rotary club Orsay Vallée de Chevreuse organise depuis 1996 son Forum des métiers pour les lycéens en première. Depuis 12 ans, la Faculté des sciences d’Orsay met à disposition deux grandes salles qui permettent de recevoir jusqu’à 1500 élèves accueillis en une matinée par plus de 120 intervenants professionnels. Avec une telle expérience et une forte attente du corps enseignant, le club ne pouvait pas attendre que la pandémie soit terminée et ne rien faire…

 

Les ambitions d’un forum digital

Les Rotariens avaient l’ambition :

- d’offrir la présentation d’un maximum de métiers pour maintenir l’intérêt de la manifestation;

- de proposer aux lycéens et aux intervenants un accès sans identifiant ni mot de passe, pour être accessible à tous ;

- d’offrir un environnement sécurisé pour éviter tout débordement ou intrusion malveillante ;

- de permettre aux lycéens d’accéder quasi immédiatement à la salle virtuelle de leur choix, avec le professionnel recherché. En effet, si un élève n’a pas de réponse « dans la seconde », il peut être tenté de zapper ou de décrocher ;

- de permettre aux lycéens de poser facilement leurs questions, et aux intervenants d’y répondre, de préférence en messagerie instantanée (tchat) en cas de forte affluence. L’intérêtt principal d’un tel forum reste dans les échanges, plus que dans des présentations magistrales.

 

Le choix de l’outil en ligne

Le choix s’est porté sur BB Collaborate, plateforme connue sous le diminutif « bb collab » développée spécifiquement pour l’enseignement (éditeur Blackboard Inc.). Ce logiciel est un exemple d'outil synchrone. Il est possible d’avoir des discussions impromptues et accueillir des intervenants. Il est déjà en usage courant à l’université Paris-Saclay. Grâce à l’une des membres du Rotary club Orsay Vallée de Chevreuse qui y travaille, cet outil a été mis à disposition pour réaliser cette action.

L’équipe du service des relations entreprises de l’École Polytech Paris-Saclay, école d’ingénieurs du réseau Polytech, intégrée à l’université Paris-Saclay, a créé à l'aide de BB Collaborate 90 salles virtuelles, correspondant à la liste des métiers présentés par les intervenants, avec les liens url à utiliser pour chaque salle virtuelle.

 

Un serveur web dédié

Pour assurer une diffusion simple et immédiate des liens d'accès aux salles virtuelles, un portail dédié sur le site internet du club a été mis en place, à savoir des pages spécifiques construites pour la circonstance. Mais le site internet du club - pour des raisons de coût récurrent - est hébergé sur un serveur mutualisé, ce qui ne permet pas de garantir une réponse immédiate en cas de nombreux accès simultanés. Un sous-domaine temporaire du site internet du club a été créé, hébergé sur un serveur mis en place pour une durée limitée, par l’hébergeur, la société IONOS : Serveur Dédié XL-64 NVMe (Intel® Xeon® E3-1270 v6, 64 Go de RAM, 1.000 Go de NVMe SSD, Linux + Debian 10, Plesk Obsidian). Cette solution technique a donné entière satisfaction.

 

Les métiers présentés

Pour faciliter la navigation des lycéens sur ce portail dédié, les métiers ont été organisés par « village métier », comme pour les forums en présentiel. La liste des métiers a été communiquée aux lycéens par leurs enseignants au moins une semaine à l’avance, pour permettre de préparer leurs visites, et de réduire leur temps de « navigation / découverte ».

En utilisant l’éditeur WordPress, chaque village métier a été présenté sur une page spécifique du site web, dans laquelle chaque métier était décrit, avec le lien url permettant l’accès direct et immédiat à la salle virtuelle correspondante.

 

Une formation pour les intervenants

Un mode d'emploi de la plateforme BB Collaborate a été préparé par le service relations-entreprises de Polytech Paris-Saclay et diffusé aux intervenants, une semaine à l’avance.

Au cours de la semaine précédant le forum, le service des relations-entreprises de Polytech Paris-Saclay s’est tenu à la disposition des intervenants pour tester leur outil BB Collaborate, en particulier le contrôle du son et de la vidéo à partir de leur PC, et pour découvrir son utilisation basique. 

En plus de cette préparation, une douzaine de personnes étaient opérationnelles le samedi matin 30 janvier : six Rotariens à disposition des usagers par téléphone, et six personnes de Polytech pour ouvrir les salles virtuelles et gérer les conférences.

 

Le bilan de cette édition

Cette nouvelle formule a permis d’élargir la base de recherche des intervenants : il a été possible d’inviter des professionnels éloignés physiquement, jusqu’à Montpellier !

Le club est heureux d’avoir relevé le défi, même si cette formule a perdu en richesse de contacts humains. Néanmoins, les jeunes ont pu écouter les questions posées par les autres, et auxquelles ils n’avaient pas forcément pensé.

Le nombre de quatre sessions de 30 minutes, échelonnées de 9h30 à 11h30, reste équivalent au nombre de discussions possibles en présentiel pour chaque élève. Puisqu’il n’y avait pas de jauge de capacité par salle, davantage de jeunes ont pu participer à la manifestation. Plus de 2000 lycéens ont eu la possibilité d’échanges directs et personnalisés sur les métiers qui les intéressent, depuis chez eux… et en temps de pandémie. Il y a eu plus de 4 000 connexions ce matin-là !

 

Contact : berland.jeanmarie@icloud.com

 

 

TEXTE DE JEAN-MARIE BERLAND ET DE L’ÉQUIPE FORUM DU ROTARY CLUB ORSAY VALLÉE DE CHEVREUSE