LE SECRÉTAIRE DE CLUB, L’APPUIS INDISPENSABLE DU PRÉSIDENT

La plupart des districts français organise leur Assemblée de formation en mars ou en avril. C’est au cours de cette journée qu’un atelier est spécifiquement dédié à ceux qui exerceront au 1^er juillet prochain la fonction de secrétaire du club. Rappelons que le futur secrétaire, proposé par le président élu du club, est officialisé lors de l’assemblée générale du club. Son activité est multiple et en aucun cas honorifique.

Organisation interne du club  

- Déclaration à la préfecture du département* : comme toute association régie par la loi de 1901, il est obligatoire de communiquer les renseignements sur le nouveau comité du club ainsi que le rapport de l’assemblée générale ayant entérinée son élection. Il en est de même pour tout changement de siège.

- Liste des membres : tenue régulière du fichier des membres du club (changements de coordonnées, de situation professionnelle ou familiale…) dans les annuaires du Rotary International et de Rotary Mag. Le cas échéant, mise à jour de l’annuaire du club.

- Assiduité : maintien du registre des présences à toutes les réunions statutaires et autres.

- Convocations : envoi de messages pour les réunions non statutaires du club : comité, commissions, réunions exceptionnelles (club contact, déplacement…).

- Réunions : rédaction d’un compte-rendu des réunions du comité et autres rencontres de travail.

- Information : faire circuler auprès des membres diverses invitations : manifestations rotariennes extérieures au club, recherches de candidatures pour des programmes tels que le RYLA (séminaire de formation à la responsabilité des jeunes), les échanges de jeunes etc.

- Bulletin du club : participation à son élaboration, notamment pour rappeler les prochaines activités. Il s’agit d’informer en particulier les absents des réunions statutaires et d’acter les décisions.

- Règlement intérieur du club : vérifier qu’il est en conformité avec le Manuel de procédure en vigueur (le Conseil de législation le modifie tous les trois ans).

- Assurances : veiller à son renouvellement, vérifier l’adéquation de la couverture avec les risques encourus, en particulier lors de manifestations extérieures.

- Archivage : assurer la mémoire du club et la transmettre à son successeur.

Relations avec le district

- Effectif : communiquer tout changement (admissions, radiations, changements de coordonnées …). Dans certains districts, le fichier des membres est lié à celui du Rotary International et il n’est pas nécessaire d’effectuer deux fois la démarche.

- Assemblée de formation et Conférence de district : devoir d’y assister et d’en faire la promotion ; il est d’usage de collecter les inscriptions pour les transmettre au secrétariat du district.

- Visite du gouverneur : la préparer en étroite collaboration avec le président du club ; s’assurer de la présence de tous les responsables du club et de la quasi-totalité des Rotariens.

Liens avec le Rotary International

- Mouvement des effectifs : remplir en ligne les formulaires des rapports semestriels avant les 1^er janvier et 1^er juillet. Les contributions per capita seront calculées à partir de ces données transmises.

- Suivi des objectifs demandés par le Rotary International sur le site www.rotary.org dans l’e chapitre Rotary club central. Cette mission, si elle est bien effectuée, permet au Rotary club de recevoir la citation présidentielle.

- Suivi et publication des actions dans Rotary Show Case, sauf si ce rôle est confié à la commission Image publique et communication. Dans ce cas, cela doit être défini à l’avance.

- Transmission des noms des dirigeants du club de l’année suivante : avant le 31 décembre.

- Demande de PHF (Paul Harris fellow) et autres distinctions, suivant la demande du comité.

- Promotion de la prochaine Convention du Rotary International. Préparer le certificat pour le ou les délégués votant du club.

 Renseignements pour Rotary Mag

- Abonnements : le fichier des abonnements étant indépendant de celui du district et du Rotary International, doit être mis à jour régulièrement (admissions, radiations, changements de coordonnées…). Vérifier avant le 10 juin la liste sortante des abonnés car la facturation sera effectuée en fonction pour l’année rotarienne suivante.

- Abonnements supplémentaires : penser à abonner membres d’honneur, conjoints de membres décédés, élus, bibliothèques etc.

- Annuaire francophone : il existe uniquement sous forme numérique et correspond au fichier des abonnés à Rotary Mag. Son exactitude dépend des renseignements et modifications apportées. Chaque membre peut modifier sa propre fiche, le secrétaire du club (et le président) peuvent modifier l’ensemble des renseignements de leur club.

- Articles sur les actions : transmettre sur le site de Rotary Mag texte et photo sur les actions d’intérêt public les plus remarquables, une fois réalisées, grâce à l’accès par l’espace rotarien. Ce rôle peut être confié au Rotarien chargé de l’image publique et de la communication au sein du club.

- Conférences culturelles : envoyer à Rotary Mag le texte entier (pas de résumés) des meilleures conférences d’intérêt général sur des sujets économiques ou professionnels. Ces conférences pourront être publiées dans le magazine dans les pages « conférence » après sa validation.

Prévoir une suppléance et un renouvellement

Le parfait secrétaire est celui qui remplit toutes ces missions, dans les délais demandés. Ce rôle dépasse le simple cadre administratif puisque le secrétaire occupe une réelle fonction d’animateur aux côtés du président. La nomination d’un secrétaire adjoint, souvent dénommé secrétaire exécutif,  est la bienvenue car elle permet une répartition des tâches; elle a aussi l’avantage de préparer dans de bonnes conditions un successeur. Il n’est pas rare qu’un Rotarien occupe plusieurs années ce poste, ce qui assure la continuité au sein d’une équipe qui se renouvelle chaque année. Cependant, il est recommandé à un club de changer de titulaire régulièrement afin d’assurer un certain renouveau. Il n’y a pas en effet de secrétaire perpétuel au Rotary !

*Pour les clubs dont les sièges sont situés en Alsace et en Moselle, les déclarations sont faites auprès du tribunal judiciaire ou de proximité.

TEXTE DE CHRISTOPHE COURJON