L’AVENIR DE VOTRE CLUB SE PRÉPARE MAINTENANT
Alors que la fin du premier semestre de l’année rotarienne se rapproche, les Rotary clubs sont appelés à désigner, avant le 31 décembre, leur équipe dirigeante qui prendra ses fonctions au 1er juillet 2023. À cette obligation rituelle s’ajoute une véritable réflexion sur l’avenir de son club, à plus ou moins long terme.
Un bilan de santé annuel
Établir une discussion entre l’ensemble des membres sur les forces et faiblesses du club est souhaitable. Comment voyez-vous le club d’ici trois ou cinq ans ? Faut-il modifier nos règles afin d’être plus en phase avec les réalités d’aujourd’hui ? Cette réflexion est l’occasion de s’interroger sur le mode de réunion : hebdomadaire ou bimensuelle, avec ou sans repas, à midi ou le soir, en présentiel ou en visioconférence etc. L’avis des plus jeunes membres, c’est-à-dire ceux qui risquent le plus de quitter le club compte tenu de grandes et différentes contraintes, doit être particulièrement pris en compte ; ils représentent l’avenir du club.
Préparer les membres à de futures fonctions
Tout impétrant doit accepter, lors de son admission, le principe de remplir une fonction au sein du club, y compris le jour venu la présidence du club. Le meilleur moyen d’intéresser un nouveau membre à la bonne marche du club est de lui confier une mission. Ce peut être la responsabilité d’organiser une action, ou d’assurer une fonction de comité. Le rôle de protocole est tout à fait indiqué pour qu’un récent membre connaisse rapidement l’ensemble des Rotariens et leurs conjoints. Participer aux sessions de formation des responsables des clubs, organisées par le district, est primordial pour mener à bien le rôle dévolu. Que ce soit la fonction de trésorier, secrétaire ou responsable d’une commission, la formation donnée au cours de l’assemblée de district prépare le futur titulaire quelques semaines avant sa prise de responsabilité. Il est recommandé, pour chaque fonction principale, de prévoir une doublure qui sera le successeur ; en cas d’absence ou de départ du titulaire, le fonctionnement du club n’est pas altéré…et la doublure sera aguerrie au moment de devenir titulaire ! Pour les clubs de France, il est obligatoire, au regard de la loi de 1901 sur les associations, d’indiquer à la préfecture du département les changements de dirigeants, de transmettre le PV d’assemblée générale et de préciser le changement de président et de trésorier à la banque. Une démarche à entreprendre avant le début de l’année rotarienne sous peine de bloquer la vie administrative du club.
Choisir des actions fédératrices
Fixer des objectifs annuels, en discuter préalablement, préparer un budget donnera une impulsion au club lors de la prise de fonction de la nouvelle équipe dirigeante. Beaucoup de clubs renouvellent d’année en année les mêmes actions, ce qui peut causer une certaine lassitude auprès des membres. Une idée nouvelle qui puisse impliquer l’ensemble des membres, voire les conjoints, est la bienvenue. L’érosion des effectifs est souvent liée à la perte d’intérêt de certains membres qui ne trouvent plus dans le club les motivations qui les avaient encouragés à le rejoindre.
Établir une communication efficace
La communication du club se prépare à deux niveaux : interne et externe. À l’intérieur du club, il est conseillé de prévoir une information régulière transmise aux membres afin qu’ils s’impliquent dans les projets ; des groupes de discussion privés sur Internet sont à privilégier car ils représentent un lien rapide et souple. La communication interne permet de conserver un contact avec des membres peu assidus et de les maintenir au courant de l’activité du club ; un excellent moyen pour espérer une plus forte participation.
Pour la communication externe, des informations destinées au grand public sont à préparer, suivant un calendrier à établir : les actions de collectes de fonds réussissent lorsque leur promotion a été préparée en amont. L’utilisation des réseaux sociaux pour des messages où le nom du club est bien identifié s’avère être le mode de communication le plus efficace et le moins onéreux aujourd’hui. Toute communication nécessite cependant l’utilisation d’outils adaptés.
Utilisez les ressources à la disposition des clubs
Que ce soit auprès du Rotary International, de la coordination de zone, du district ou de Rotary Mag, tout club a à sa disposition une mine d’outils pour préparer son avenir. Le Brand center, disponible sur www.rotary.org , propose le téléchargement de logos, affiches, visuels web, vidéos etc. Tous ces outils de communication du Rotary International existent en français et ont été préparés par des professionnels de la communication.
L’équipe de coordination de zone (coordonnées dans l’annuaire francophone) apporte tout renseignement sur la Fondation Rotary (notamment les dons et legs), l’éradication de la polio etc. Le district dispose d’un référent pour tout programme, que ce soit en faveur de la jeunesse, de l’action professionnelle…
Rotary Mag, sur son site www.rotarymag.org , propose dans sa e-boutique des documents d’information sur le Rotary ainsi que du matériel à l’emblème du Rotary afin que le club soit identifié lors de ses manifestations publiques.
L’acquisition de toutes ces informations ou matériels se prépare avant la prise de fonction de la nouvelle équipe dirigeante du club. L’année rotarienne débute pour ses dirigeants bien avant le 1er juillet !
TEXTE DE CHRISTOPHE COURJON
Dans la même rubrique
01/04/2024 - Magazine 848 - Avril 2024
LE SECRÉTAIRE DE CLUB, L’APPUIS INDISPENSABLE DU PRÉSIDENT
La plupart des districts français organise leur Assemblée de formation en mars ou en avril. C’est au cours de…
LireLes plus partagés
LE SOMMET ROTARIEN SUR L'EAU SE TIENDRA LA VEILLE DE LA CONVENTION À SINGAPOUR LE SECRÉTAIRE DE CLUB, L’APPUIS INDISPENSABLE DU PRÉSIDENT LES CLUBS DE CÔTE D’IVOIRE UNIS FACE AU CHANGEMENT CLIMATIQUE ROTARY MAG, SOURCE D’INSPIRATION POUR AGIR À MONACO, UN ROTARY CLUB DE DIMENSION INTERNATIONALE